Aprende a calcular el importe del Modelo 115 de certificados

El Modelo 115 se aplica a los arrendamientos de inmuebles urbanos y, en la práctica, se convierte en una pieza clave para dejar constancia de las retenciones practicadas en los pagos de alquiler durante cada trimestre. A la vez, facilita emitir un certificado de retenciones para los inquilinos, que posteriormente podrán utilizar en su declaración de la renta. En escenarios reales de gestión de certificados y trámites en España, entender cómo se calcula y se declara ese importe evita errores costosos y simplifica las gestiones frente a la Agencia Tributaria.

Qué es el Modelo 115 y para qué sirve

Se trata de una declaración periódica que debe presentar quien paga rentas por un inmueble urbano cuando está obligado a practicar retención. El objetivo principal es comunicar a la Administración el importe de las rentas que se han pagado y la retención aplicada, de modo que la cuota retenida pueda ingresarse en la Hacienda pública. Además, el proceso genera la documentación que el inquilino necesita para justificar ante su declaración anual la deducción correspondiente.

En la práctica, el Modelo 115 funciona como un mecanismo de reparto del ingreso impositivo entre arrendador y arrendatario. Para evitar confusiones, conviene distinguir entre dos aspectos: la liquidación trimestral ante Hacienda y la expedición de certificados de retención a los inquilinos. El primero es un trámite estrictamente fiscal, mientras que el segundo es un documento que sirve para justificar ante la Agencia Tributaria del inquilino la retención soportada y deducible en su declaración de la renta. Ambos ejercicios deben estar coordinados para evitar discrepancias entre lo declarado por el arrendador y lo que certifica al inquilino.

¿Quién está obligado a presentarlo?

• El arrendador que realiza pagos por alquiler de inmuebles urbanos y, en su caso, por cesiones de uso, cuando corresponde practicar retención conforme a la normativa vigente.
• Las personas físicas y las entidades que perciben rentas de alquiler deben evaluar, trimestre a trimestre, si están sujetas a retención y, en su caso, cumplimentar y presentar el modelo.
• En determinadas situaciones de actividad profesional o empresarial, las entidades pueden estar obligadas a practicar retención a los inquilinos y, por tanto, a presentar el modelo para declarar esas retenciones.
• Se suelen aplicar responsabilidades distintas a la hora de calcular la cuota según el perfil del arrendador (persona física, persona jurídica) y el uso del inmueble (vivienda, local comercial, etc.).

Elementos clave para calcular el importe

Base imponible

La base imponible para el Modelo 115 se corresponde con el importe bruto de las rentas cobradas durante el periodo en cuestión. Es decir, se toma la cantidad acordada en el contrato de arrendamiento que efectivamente se ha pagado o devengado en el trimestre, sin hacer deducciones de gastos como servicios, mantenimiento, IBI o cuota de comunidad. En contratos donde el inquilino cubre gastos extra, hay que fijar con claridad si esos importes se incluyen en la base imponible o si se tratan por separado según la normativa vigente. En la práctica, la base imponible suele ser la suma de las rentas devengadas durante el trimestre.

• Si hay varios arrendamientos, se suman todas las rentas devengadas en el periodo para obtener una base imponible única.
• Si algunas rentas han sido pagadas con retraso o con devoluciones durante el trimestre, conviene reflejar con exactitud esas variaciones para evitar diferencias en la cuota.

Tipo de retención

El tipo de retención es el porcentaje aplicado a la base imponible para calcular la cuota retenida. Este tipo puede variar en función de factores como el tipo de arrendador (persona física vs. entidad) y, en algunos casos, del uso del inmueble. Es habitual verificar la tabla vigente de tipos en la Agencia Tributaria (AEAT) para cada periodo, ya que la normativa puede sufrir cambios. Como guía ilustrativa, se suelen considerar escenarios en los que la retención se sitúa alrededor de valores cercanos al 19% o al 21%, entre otros, dependiendo de la situación particular del contribuyente. Consultar siempre la tabla oficial vigente evita errores.

Cuota retenida

La cuota retenida se obtiene multiplicando la base imponible por el tipo de retención aplicable. Es decir, cuota retenida = base imponible × tipo de retención. Este importe es el que corresponde ingresar a Hacienda en el periodo correspondiente y, a su vez, es el dato que se refleja en el certificado de retenciones que recibe el inquilino.

Ejemplos prácticos ayudan a entender el proceso, especialmente cuando se gestionan varios contratos o cuando hay cambios de tipo en distintos trimestres.

Ejemplos prácticos de cálculo

Ejemplo 1: un único contrato, tasa de retención del 19%

Un arrendador recibe una renta bruta de 1.200 € en un trimestre por un único inmueble urbano. Se aplica una retención del 19% (valor ilustrativo, consultar la tabla vigente).

• Base imponible: 1.200 €
• Tipo de retención: 19%
• Cuota retenida: 1.200 € × 0,19 = 228 €

La cuota de 228 € es la cantidad que debe ingresarse a la Hacienda Pública a través del organismo correspondiente en la liquidación trimestral. Paralelamente, se emite el certificado de retenciones para el inquilino con el mismo importe, de modo que pueda deducirlo en su declaración anual.

Ejemplo 2: dos contratos en el mismo trimestre

Imagina dos rentas devengadas en el trimestre: 800 € por un inmueble y 1.100 € por otro. El arrendador practica una retención única sobre la suma de ambas rentas.

• Base imponible total: 800 € + 1.100 € = 1.900 €
• Tipo de retención: 19%
• Cuota retenida total: 1.900 € × 0,19 = 361 €

De nuevo, se ingresa 361 € a Hacienda y se emite un certificado de retenciones por ese importe para cada inquilino, si corresponde, o un único certificado consolidado si así se acordó con el inquilino principal.

Ejemplo 3: variación de contratos en un mismo trimestre

En este caso, hay tres contratos: uno con renta de 500 €, otro con 1.000 €, y un tercero de 2.000 €. El tipo de retención se mantiene en 19% para simplificar el ejemplo.

• Base imponible total: 500 € + 1.000 € + 2.000 € = 3.500 €
• Cuota retenida total: 3.500 € × 0,19 = 665 €

Aunque el cálculo es directo, es crucial comprobar que las condiciones de cada contrato permiten aplicar la retención al mismo tipo y que no existen exenciones o particularidades que modifiquen la base imponible o la tasa aplicable.

Cómo gestionar certificados de retenciones

El certificado de retenciones es un documento que vincula la contabilidad del arrendador con la declaración del inquilino. En España, es habitual que, al finalizar el periodo de pago de alquiler y al emitir la liquidación del Modelo 115, se genere un certificado que indique el importe total de las retenciones practicadas. Este certificado se entrega al inquilino para que pueda deducirlo en su declaración de la renta o, en su caso, para presentarlo ante otras administraciones que lo requieran. Mantener un registro claro de estos certificados facilita las gestiones de cada inquilino, evita reclamaciones y mejora la transparencia de la relación entre arrendador e inquilino.

• El certificado debe reflejar el importe total de las retenciones practicadas durante el periodo correspondiente, junto con los datos identificativos del arrendador y del arrendatario.
• Conviene conservar copias digitales y físicas de los certificados durante al menos el plazo de prescripción fiscal (normalmente, varios año), para poder respaldar cualquier consulta de la Agencia Tributaria.
• En contratos con varios inquilinos, puede prepararse un certificado consolidado o certificados individuales para cada inquilino, según lo acordado con ellos.

Presentación y archivo

La presentación del Modelo 115 se realiza de forma telemática a través de la Sede Electrónica de la AEAT. Es frecuente que el trámite exija disponer de un certificado digital, un sistema de identificación electrónica (como Cl@ve) o un DNI electrónico para firmar la declaración. En la práctica, la secuencia típica es la siguiente:

• Reunir en un expediente los datos de los ingresos brutos de cada contrato y la cuota retenida calculada en el periodo.
• Verificar el tipo de retención aplicable en el periodo concreto y confirmar si corresponde aplicar ese mismo tipo a todos los contratos o si hay particularidades por cada uno.
• Rellenar la declaración en la Sede Electrónica de la AEAT, adjuntando, en su caso, justificantes de ingresos y retenciones.
• Firmar y enviar la declaración dentro del plazo establecido para el trimestre correspondiente.
• Emitir y entregar, si procede, los certificados de retenciones a los inquilinos para su posterior uso en la declaración de la renta.

Además de la liquidación trimestral, es habitual que el arrendador lleve un control de las fechas de vencimiento y de las posibles rectificaciones. Si se detecta un error en una liquidación anterior, puede ser necesario presentar una declaración sustitutiva o una rectificación. En cualquier caso, la precisión en el importe base y la tasa de retención evita futuras reclamaciones por parte de Hacienda o del inquilino.

Consejos prácticos y errores comunes

• Verificar siempre la tabla de tipos de retención vigente para el periodo, ya que una diferencia de un punto porcentual puede suponer un importe notable en la cuota mensual o trimestral.
• Tomar como base imponible el importe bruto de las rentas devengadas; evitar deducir gastos no aplicables a la retención en ese periodo concreto.
• Conservar las copias de los certificados de retenciones y las liquidaciones del Modelo 115 durante el plazo prescriptor, y mantener un registro claro por cada inquilino y contrato.
• Antes de presentar, revisar si existen exenciones o particularidades por tipo de inmueble (vivienda, local comercial) o por régimen de arrendamiento especial que afecten al porcentaje de retención.
• Utilizar la factura o recibo de alquiler como comprobante de la renta bruta para la base imponible, siempre especificando claramente qué partidas se incluyen y cuáles no.
• Si el arrendatario es una empresa o una persona física que presenta su declaración de forma separada, coordinar el certificado para un uso correcto de la deducción fiscal.

Último aspecto práctico: coordinación entre certificados y modelo

En la práctica de trámites y certificados en España, la coordinación entre el importe declarado en el Modelo 115 y el certificado de retenciones es esencial. El importe de la cuota retenida que figura en el Modelo 115 debe coincidir con el total que figura en los certificados emitidos a los inquilinos. Dudas frecuentes de los inquilinos al revisar su declaración suelen surgir cuando las retenciones declaradas por el arrendador no cuadran con los importes indicados en los certificados. Mantener una contabilidad ordenada, con un registro claro de cada contrato, cada renta devengada y cada cuota retenida, facilita la revisión anual y reduce posibles discrepancias durante el cierre fiscal.

Por ejemplo, si un arrendador añade una nueva finca durante el trimestre, debe incorporar su renta bruta en esa misma liquidación y aplicar la tasa correspondiente a ese contrato, incluso si otros contratos del mismo periodo se rigen por una tasa distinta. El objetivo es que todas las operaciones queden reflejadas con precisión en el documento oficial y en los certificados correspondientes, para que tanto Hacienda como el inquilino tengan una visión fiel de las retenciones practicadas.

Conocer el marco general y las obligaciones concretas de cada trimestre permite optimizar la gestión de certificados y evitar retrasos en las obligaciones fiscales. En ámbitos prácticos, una buena organización documental, herramientas de contabilidad adecuadas y una revisión periódica de la normativa vigente son aliados importantes para tramitar correctamente el Modelo 115 y para emitir los certificados de retenciones de forma fiable.

Para quien gestiona varios contratos o inmobiliarias, es recomendable implementar un sistema de registro que permita generar rápidamente la liquidación del trimestre y, al mismo tiempo, emitir de forma ordenada los certificados correspondientes para cada inquilino. La digitalización de documentos y el uso de modelos estandarizados simplifican la recuperación de datos en años siguientes y reducen la probabilidad de errores durante la liquidación trimestral y la emisión de certificados.