Honorarios notariales por la constitución de empresas y los certificados exigidos

Los honorarios de notaría por la elevación a público de una escritura de constitución dependen de varios factores: la complejidad del documento, el número de comparecientes, el volumen de cláusulas, el capital social y los documentos que el notario deba examinar o incorporar. Además de los honorarios propiamente dichos, es habitual que se incluyan gastos asociados, como la gestión de certificados, la presentación telemática de la escritura o la expedición de copias autorizadas.

Qué incluye y qué no incluyen los honorarios notariales

Acto notarial: redacción y autorización de la escritura pública, comprobación de identidad y capacidad de los otorgantes y archivo de la matriz en la notaría.
Copias y testimonios: expedición de copias autorizadas o testimonios de la escritura, que suelen tener coste adicional por cada copia.
Gastos administrativos: si el notario encarga certificados o gestiona presentaciones telemáticas, puede repercutir el coste o el trabajo administrativo.
No suele incluir: tasas registrales, impuestos que correspondan (cuando procedan) ni honorarios de asesores o gestores externos salvo que se acuerde expresamente.

Certificados que habitualmente se exigen para la constitución

Los certificados necesarios varían según el tipo de sociedad, la condición de los socios (residentes o no) y los requisitos del notario o del Registro Mercantil competente. Entre los más frecuentes se encuentran:

Certificado de denominación social: acreditación de que la denominación propuesta está disponible. Se solicita, por ejemplo, al Registro Mercantil Central o al registro competente.
Certificado bancario de depósito del capital social: acreditación expedida por la entidad financiera que justifica el ingreso del capital social exigido en sociedades mercantiles que lo requieran.
Documentos de identidad y residencias: DNI o NIE de los socios y administradores; para personas jurídicas, escrituras anteriores o poderes representativos actuales.
Poderes de representación: si la constitución se realiza por apoderado, será necesario el poder otorgado y, en su caso, su incorporación a la escritura o la aportación de la copia autorizada.
Certificados de situación fiscal o censal: en algunos trámites previos o posteriores, la Administración tributaria puede requerir documentación que acredite datos fiscales.

Variaciones según el tipo de sociedad y los participantes

En sociedades limitadas y anónimas las exigencias discrepan en ciertos aspectos: por ejemplo, la necesidad de acreditar el depósito del capital inicial o la documentación adicional cuando participan socios extranjeros o personas jurídicas. Asimismo, los notarios pueden solicitar certificaciones complementarias para aclarar la identidad o la representación legal.

Trámites telemáticos y certificados electrónicos: por qué importan

La tendencia hacia la presentación electrónica de escrituras y documentos en registros y administraciones obliga a contar con certificados digitales. Estos permiten firmar electrónicamente la escritura o los formularios, presentar documentación telemáticamente y recibir notificaciones electrónicas.

Tipos de certificados: certificado de persona física (emitido por prestadores reconocidos), certificado de representante o de persona jurídica y el DNIe como medio de firma electrónica.
Uso habitual: firmar electrónicamente la escritura para su presentación telemática en el Registro Mercantil o para trámites posteriores ante la Agencia Tributaria o la Seguridad Social.
Compatibilidad: algunos trámites requieren certificados expedidos por emisores concretos o cumplir requisitos técnicos de firma; conviene comprobarlo con el órgano receptor.

Si se opta por la presentación telemática, conviene solicitar al notario o gestor qué certificado se requiere y verificar los requisitos técnicos (navegador, proceso de firma, formato de fichero) antes de acudir a la notaría.

Documentación y comprobaciones recomendadas antes de acudir al notario

Preparar toda la documentación con antelación reduce errores y permite obtener un presupuesto realista de los honorarios. Entre las comprobaciones clave:

Verificar la denominación social y disponer del certificado de reserva si ya se solicitó.
Comprobar la identidad y la representación de todos los otorgantes: DNI/NIE vigentes y, si procede, poderes legalizados o con apostilla.
Solicitar el certificado bancario del depósito del capital y comprobar que contiene los datos requeridos por el notario.
Contar con el certificado digital adecuado si la presentación o la firma se realizarán por vía telemática.
Aclarar el régimen societario (estatutos, aportaciones no dinerarias, pactos entre socios) para que la escritura recoja con precisión las condiciones pactadas.

Checklist básico para la firma

Documento de identidad vigente de cada compareciente.
Poderes o acreditación de representación actualizada.
Certificado bancario de ingreso del capital (si procede).
Certificado de denominación social.
Certificado digital si se ha de firmar o presentar documentación telemáticamente.
Textos de estatutos y acuerdos previos (si existen).

Errores habituales y cómo evitarlos

Documentación incompleta o caducada: lleva a aplazamientos y costes adicionales. Revisar fechas de validez del NIE o de los poderes.
Incompatibilidad de formatos para presentación electrónica: prever y probar la firma telemática antes del acto.
Datos inconsistentes: diferencias entre nombres, domicilios o porcentajes de participación que obligan a rectificaciones notariales posteriores.
Falta de poderes adecuados: un poder no adaptado al acto concreto puede impedir la elevación a público por apoderado.
Asumir que todo es idéntico en cualquier notaría o registro: los requisitos documentales y la interpretación de ciertos extremos pueden variar ligeramente entre fedatarios y oficinas registrales.

Recomendaciones prácticas para gestionar tiempos y costes

Solicitar un presupuesto cerrado: pedir al notario un presupuesto desglosado de honorarios, copias y servicios adicionales para evitar sorpresas.
Comparar propuestas: las diferencias entre despachos y notarias pueden deberse a servicios incluidos o a la forma de presentar documentación.
Digitalizar y organizar la documentación: facilita la comprobación previa por el notario o gestor y reduce tiempos de revisión.
Anticipar la obtención de certificados: solicitar con tiempo certificados que dependan de terceros (banco, registros) para no retrasar la firma.
Consultar la sede electrónica correspondiente: antes de planificar la firma, comprobar en la sede oficial del Registro Mercantil o de la Agencia Tributaria los requisitos actuales de presentación telemática.

Qué preguntar al notario o al gestor antes de iniciar el trámite

¿Qué certificados concretos exige para elevar a público la escritura?
¿Está previsto incluir la presentación telemática y la firma electrónica en el presupuesto?
¿Qué comprobaciones previas realiza la notaría y qué documentación recomienda aportar con antelación?
¿Cómo se calcualan los honorarios si la escritura incluye aportaciones no dinerarias o cláusulas especiales?
¿Qué plazos maneja la notaría para la expedición de testimonios y para la remisión al Registro Mercantil?

Casos especiales y variaciones territoriales

Cuando intervienen socios extranjeros, personas jurídicas extranjeras o apoderados con poderes otorgados en otro país, pueden exigirse legalizaciones, traducciones juradas o apostillas que incrementan costes y plazos. Además, algunos municipios o comunidades autónomas pueden tener procedimientos o requisitos complementarios que conviene revisar. En esos supuestos, resulta prudente comprobar los trámites y los certificados necesarios en la sede oficial correspondiente o consultar con personal especializado.

Honorarios notariales por la constitución de empresas y los certificados exigidos