IRPF para empresas y autónomos: pagos y certificados

El IRPF afecta a empresas y autónomos de formas distintas según la actividad, el tipo de relación con otras personas y la naturaleza de los pagos realizados. Una empresa puede tener que practicar retenciones a trabajadores, profesionales o arrendadores, mientras que un autónomo puede estar obligado a ingresar pagos fraccionados por los rendimientos de su actividad. En muchos casos, estas obligaciones se tramitan por vía electrónica y requieren un certificado digital, un sistema de identificación admitido por la Administración o la representación de un tercero autorizado.

Qué relación existe entre el IRPF y una empresa

Las sociedades mercantiles, como una sociedad limitada o una sociedad anónima, no tributan por el IRPF por sus propios beneficios, sino por el impuesto sobre sociedades. Sin embargo, pueden actuar como retenedoras cuando pagan determinadas cantidades a personas físicas.

Por ejemplo, una empresa puede tener que aplicar una retención cuando abona:

• Sueldos y salarios a trabajadores.
• Facturas emitidas por profesionales autónomos que incluyen retención.
• Rentas por el alquiler de determinados inmuebles urbanos destinados a la actividad.
• Premios, rendimientos o pagos que estén sujetos a retención conforme a su naturaleza.

La empresa no se limita a descontar la retención de la factura o de la nómina. También debe ingresarla ante la Agencia Tributaria, presentar los modelos correspondientes y entregar a la persona perceptora un certificado con las cantidades abonadas y retenidas.

Retenciones de IRPF en facturas de profesionales

Cuando un profesional autónomo presta servicios a una empresa o a otro profesional, su factura puede incluir una retención de IRPF. La retención se calcula sobre la base que corresponda y se resta del importe que debe cobrar el profesional. La empresa paga al proveedor el importe neto y posteriormente ingresa la retención a Hacienda.

No todas las facturas de autónomos llevan retención. La obligación depende de la actividad, de la condición del cliente y de las reglas aplicables al rendimiento. También existen actividades profesionales y situaciones en las que puede aplicarse un porcentaje diferente. Por ese motivo, no conviene añadir o eliminar la retención de forma automática sin comprobar la situación fiscal del emisor.

La empresa que haya efectuado estas retenciones debe conservar las facturas y la documentación que permita justificar:

• La identidad y los datos fiscales del profesional.
• La fecha y el concepto del servicio.
• La base sobre la que se ha calculado la retención.
• El importe retenido y el importe finalmente pagado.
• La presentación y el ingreso del modelo correspondiente.

Un error frecuente consiste en considerar que la retención es un descuento comercial. No lo es. Se trata de una cantidad que la empresa retiene por cuenta del profesional y que debe ingresar a la Administración tributaria.

Retenciones sobre alquileres de locales

Una empresa o un autónomo que alquila un local para desarrollar su actividad puede estar obligado a practicar retención sobre la renta satisfecha al arrendador. Esta obligación no se aplica de la misma manera a todos los contratos de arrendamiento, ya que existen supuestos excluidos y circunstancias que deben analizarse.

Cuando procede la retención, el arrendatario debe descontarla de la cantidad que paga al propietario, ingresarla mediante el modelo tributario que corresponda y reflejar la información en la declaración anual relacionada con estas rentas. También debe entregar al arrendador el certificado de retenciones.

Antes de presentar el primer modelo conviene revisar el contrato, la naturaleza del inmueble y la situación fiscal del arrendador. También es importante comprobar si existen varios locales, cambios de titularidad, modificaciones en la renta o facturas emitidas por una persona distinta del propietario.

Modelos de IRPF más habituales para empresas y autónomos

Los modelos que deben presentarse dependen de los pagos realizados y del régimen fiscal de la actividad. Entre los más habituales se encuentran los siguientes:

• Modelo 111: se utiliza para declarar e ingresar determinadas retenciones e ingresos a cuenta practicados sobre rendimientos del trabajo, actividades económicas y otras rentas sujetas a retención.
• Modelo 115: se relaciona con las retenciones practicadas sobre determinados alquileres de inmuebles urbanos.
• Modelo 190: recoge el resumen anual de determinadas retenciones e ingresos a cuenta declarados durante el ejercicio mediante el modelo 111.
• Modelo 180: contiene el resumen anual de las retenciones declaradas mediante el modelo 115.
• Modelos 130 y 131: pueden corresponder a pagos fraccionados del IRPF de autónomos, según el método de determinación del rendimiento y las circunstancias de la actividad.

La obligación concreta, la periodicidad y la forma de presentación pueden variar según el régimen fiscal, el tipo de renta y la situación del contribuyente. La información del modelo debe coincidir con la contabilidad, los registros y los justificantes de pago. Si se han presentado declaraciones periódicas, el resumen anual debe recoger datos coherentes con ellas.

Pagos fraccionados del IRPF de los autónomos

El autónomo puede tener que realizar pagos fraccionados a cuenta del IRPF durante el ejercicio. No se trata de una retención practicada por un cliente, sino de un ingreso que realiza el propio profesional sobre los rendimientos de su actividad, conforme al régimen que le resulte aplicable.

La obligación puede depender, entre otros factores, del método de estimación del rendimiento, del tipo de actividad y de si la mayoría de los ingresos profesionales han estado sometidos a retención. Por tanto, no todos los autónomos presentan el mismo modelo ni calculan el importe de la misma manera.

Para preparar el pago fraccionado es necesario revisar los ingresos y gastos computables, las retenciones soportadas, los pagos anteriores y cualquier circunstancia que afecte al cálculo. La información debe basarse en los registros de la actividad y en la documentación disponible, no únicamente en los movimientos de la cuenta bancaria.

Los autónomos que trabajan para empresas suelen recibir facturas con retención, mientras que quienes prestan servicios principalmente a particulares pueden no tenerla. Esta diferencia puede influir en la obligación de presentar pagos fraccionados, pero debe comprobarse atendiendo a las reglas aplicables en cada caso.

Certificados de retenciones e ingresos a cuenta

El certificado de retenciones es un documento que acredita las cantidades pagadas y las retenciones practicadas durante un periodo. La empresa debe ponerlo a disposición de las personas a las que haya satisfecho rendimientos sujetos a retención, como trabajadores, profesionales o arrendadores cuando corresponda.

El certificado suele incluir datos identificativos del pagador y del perceptor, el ejercicio al que se refiere, el importe íntegro satisfecho y la cantidad retenida o ingresada a cuenta. Debe coincidir con la información declarada ante la Agencia Tributaria y con la documentación contable de la empresa.

Este documento resulta útil para que el trabajador o profesional pueda completar su declaración de la renta. No sustituye a las declaraciones presentadas por la empresa ni constituye, por sí solo, una acreditación de que todas las obligaciones fiscales estén cumplidas. Si existen diferencias entre el certificado, las nóminas, las facturas o los datos fiscales, conviene revisar el origen antes de presentar la declaración.

Entrega del certificado al trabajador o profesional

La entrega puede realizarse en papel o por medios electrónicos, siempre que el destinatario pueda acceder al documento y conservarlo. Una empresa puede remitirlo mediante su sistema de gestión laboral, correo electrónico u otro canal interno, pero debe asegurarse de que el contenido sea legible y esté correctamente identificado.

Si el certificado se genera automáticamente, es recomendable comprobar una muestra de los documentos antes de distribuirlos. Los errores más habituales afectan al ejercicio, al NIF, al importe bruto, a las retenciones acumuladas o a la inclusión de pagos que correspondían a otra persona.

Certificado digital para presentar trámites de IRPF

Las empresas y muchas personas jurídicas deben relacionarse electrónicamente con las Administraciones públicas. En la práctica, el certificado digital de representante permite identificarse ante la sede electrónica y firmar declaraciones, solicitudes, contestaciones y otros trámites.

El autónomo que actúa como persona física puede utilizar un certificado personal, un sistema de identificación admitido por la sede correspondiente o, cuando proceda, otros mecanismos electrónicos disponibles. La opción adecuada depende del trámite y de la Administración ante la que se presenta.

El certificado digital no es el documento que acredita las retenciones. Es el medio de identificación y firma que permite presentar el modelo o realizar la gestión online. El certificado de retenciones es, en cambio, el justificante de las cantidades pagadas y retenidas que la empresa entrega al perceptor.

Antes de iniciar una presentación electrónica conviene revisar:

• Que el certificado no esté caducado ni revocado.
• Que esté instalado en el navegador o dispositivo desde el que se realizará la gestión.
• Que la persona que lo utiliza tenga facultades suficientes para actuar en nombre de la empresa.
• Que la configuración técnica permita firmar y descargar los justificantes.
• Que el domicilio fiscal, los datos de contacto y la información censal estén actualizados cuando el trámite los utilice.

Representación y apoderamiento para gestionar el IRPF

Una asesoría, una gestoría o un representante autorizado puede presentar declaraciones en nombre de una empresa o de un autónomo. Para ello debe existir un sistema válido de representación o apoderamiento. Disponer del certificado digital de la empresa no significa automáticamente que cualquier empleado o asesor pueda utilizarlo para todos los trámites.

También es importante diferenciar entre el certificado de representante y un certificado personal. El primero identifica a la entidad o permite actuar en su nombre dentro de los límites establecidos. El segundo identifica a una persona física. Utilizar un certificado incorrecto puede impedir la presentación o provocar que el trámite quede asociado a un usuario distinto del obligado tributario.

Cuando cambia el administrador, el representante, la persona autorizada o la empresa encargada de las gestiones, conviene revisar los permisos electrónicos. El cese de una relación profesional no siempre elimina por sí solo las autorizaciones existentes.

Cómo preparar una presentación electrónica

Antes de acceder a la sede electrónica, es recomendable tener reunida la información del periodo: facturas emitidas y recibidas, nóminas, alquileres, justificantes de pago, retenciones practicadas, certificados anteriores y registros contables o fiscales.

Durante la cumplimentación, deben comprobarse especialmente los datos del declarante, el periodo, el tipo de declaración, los importes y la cuenta bancaria cuando exista un resultado a ingresar. En los modelos de retenciones, la suma declarada debe corresponder con las cantidades realmente retenidas y con los pagos realizados.

Una vez firmada y enviada la declaración, hay que descargar el justificante de presentación. Este documento suele incluir un número de referencia, la fecha y hora del envío y una huella o código de verificación. Debe conservarse junto con el fichero o copia de la declaración, el comprobante del pago y la documentación que la respalda.

Errores habituales en los pagos y certificados

• Confundir retención con IVA: son conceptos diferentes y deben reflejarse de forma separada en la factura o en la nómina.
• Aplicar una retención sin comprobar la operación: no todas las facturas profesionales están sujetas a retención.
• Declarar importes cobrados en lugar de importes satisfechos: la información que debe declararse puede depender del momento del pago y de la naturaleza de la renta.
• Presentar un resumen anual que no coincide con los modelos periódicos: las diferencias deben estar justificadas y corregirse cuando proceda.
• No entregar los certificados de retenciones: el trabajador o profesional necesita esa información para revisar sus datos fiscales.
• Usar un certificado digital caducado: la renovación o sustitución debe hacerse antes de que impida presentar un trámite.
• No guardar el justificante: una pantalla de confirmación no siempre sustituye al documento oficial de presentación.
• Ignorar una notificación electrónica: las empresas y otros obligados pueden tener avisos disponibles en sus buzones electrónicos, con efectos administrativos aunque no se haya accedido inmediatamente.

Qué revisar antes de enviar una declaración

Una comprobación final puede evitar errores que después obliguen a presentar una declaración complementaria, una rectificación o una solicitud de devolución. Es aconsejable verificar que el periodo seleccionado es correcto, que el declarante coincide con el certificado utilizado y que todas las operaciones sujetas a retención están incluidas.

También conviene comprobar que las retenciones reflejadas en las facturas y nóminas se corresponden con los pagos bancarios o con los justificantes de caja. En caso de varios centros de trabajo, arrendamientos o actividades, la información debe estar agrupada de forma coherente y sin duplicidades.

Si el resultado es a ingresar, hay que confirmar que el pago se ha completado correctamente y conservar el comprobante. Si se presenta una declaración sin ingreso por un motivo concreto, debe guardarse la documentación que justifique esa situación.

Los procedimientos, sistemas de identificación y pantallas de la sede electrónica pueden cambiar. Cuando exista una duda sobre el modelo aplicable, el porcentaje de retención, la obligación de presentar un certificado o la representación electrónica, es prudente comprobar la información vigente en la sede oficial correspondiente o solicitar asesoramiento fiscal especializado.