¿Quién debe presentar el Modelo 115 y qué certificados se requieren?

En España, el Modelo 115 regula las retenciones e ingresos a cuenta sobre determinadas rentas de inmuebles urbanos. Su aplicación práctica aparece cuando intervienen alquileres y el arrendatario debe practicar una retención a favor de Hacienda sobre la cuota del alquiler. La gestión de este certificado no es secundaria: una correcta declaración trimestral facilita la liquidación de impuestos del arrendador y evita sanciones por omisiones o errores. A lo largo de este texto se explica, desde una perspectiva práctica, quién debe presentar el Modelo 115 y qué certificados o documentos pueden resultar necesarios para llevar a cabo el trámite de forma correcta en España.

¿Quién debe presentar el Modelo 115?

La obligación recae, por norma general, en quien paga el alquiler (el arrendatario) cuando corresponde practicar retención sobre las rentas de inmuebles urbanos. Es decir, si una persona física o jurídica que alquila un inmueble a otra persona o empresa debe aplicar una retención en la cuota del alquiler, debe presentar el Modelo 115 ante la Agencia Tributaria. La retención actúa como un pago a cuenta del IRPF (o del Impuesto sobre Sociedades, en el caso de entidades sujetas a ese impuesto) que recibirá el arrendador en su declaración anual. Si no existe obligación de practicar retención, no procede presentar el Modelo 115, y tampoco se genera un flujo de retenciones a ingresar.

En la práctica cotidiana conviene distinguir entre varios escenarios habituales:

• Arrendamiento de vivienda habitual a personas físicas. En la mayoría de estos casos la retención no es obligatoria para el arrendatario, salvo situaciones específicas (por ejemplo, cuando el arrendador es una empresa o un profesional que exige la retención). En cualquier caso, cuando exista la obligación de practicarla, el arrendatario debe presentar el Modelo 115 trimestralmente.
• Arrendamiento de locales o inmuebles para actividad económica. Cuando el arrendatario paga el alquiler a un arrendador que genera rendimientos sujetos a IRPF o al Impuesto de Sociedades y debe practicar retención, sí corresponde presentar el Modelo 115. Se trata de un flujo regular en el que cada trimestre se declara la base retenida y se ingresa en Hacienda.
• Arrendamientos a través de entidades o plataformas turísticas. En ciertos casos, cuando la actividad genera rendimientos sujetos a retención, también se aplica el Modelo 115 por el importe retenido. La clave es que exista obligación de practicar retención sobre esas rentas y que el pagador esté obligado a ingresarla a la Hacienda Pública.
• Casos especiales. Si el arrendatario actúa como agente retenedor por cuenta de un tercero (por ejemplo, intervención de un tercero en el pago del alquiler) la responsabilidad y la declaración pueden asumir matices particulares. En estas situaciones conviene consultar con un asesor para confirmar la obligación específica.

En cualquier caso, la regla práctica es: presenta Model 115 quien practica la retención, y no se presenta si no existe esa obligación de retener. Además, la declaración se realiza de forma trimestral y, de forma anual, suele completarse con otros certificados y modelos informativos si corresponde.

Qué certificados se requieren para presentar el Modelo 115

La presentación telemática del Modelo 115 exige disponer de credenciales de identificación adecuadas y de información suficiente sobre la operación de retención. A continuación se detallan los certificados y documentos más habituales, con una orientación práctica para no perderse en la tramitación.

Certificado digital o Cl@ve PIN para la presentación telemática

Para presentar el Modelo 115 por la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria es obligatorio disponer de uno de los siguientes sistemas de identificación:

• Certificado digital emitido por una autoridad certificadora reconocida (por ejemplo, FNMT-RCM). Es la vía más utilizada por personas físicas y jurídicas para gestionar trámites de forma estable y segura.
• Cl@ve PIN o Cl@ve Permanente. Un sistema de acceso basado en la identificación mediante DNI/NIE y una clave, útil para trámites puntuales o para quienes no disponen de certificado digital. En algunos casos, la presentación puede realizarse con Cl@ve PIN, si la plataforma lo admite.
• En algunos casos, firma electrónica con DNI electrónico también habilita la presentación. La vía elegida debe garantizar la firma de la declaración de forma credible y vinculante.

El uso de estas credenciales no solo garantiza la autenticidad de la declaración, sino también el registro y la conservación de la prueba de presentación ante Hacienda. Es recomendable disponer de un canal electrónico seguro para consultar el estado de la declaración y las posibles notificaciones de la Agencia Tributaria.

Datos identificativos del arrendatario y del arrendador

En el Modelo 115 se deben completar y confirmar los siguientes datos, entre otros que puedan exigir las circunstancias particulares de cada operación:

• Datos del arrendatario: nombre o razón social, NIF, domicilio fiscal, código de actividad (si aplica) y, en su caso, datos de representación legal o de la persona autorizada para presentar la declaración.
• Datos del arrendador: nombre o razón social, NIF, domicilio fiscal y, si la retención se practica a través de una persona jurídica, la información de la entidad correspondiente.
• Datos del inmueble: dirección del inmueble arrendado, referencia catastral y, en su caso, tipo de contrato (vivienda, local, oficina, etc.).

En situaciones de representación, es posible que se requiera documentación que acredite la autoridad para actuar en nombre del arrendador o del arrendatario, como poder notarial o documentación equivalente.

Documentación de respaldo y datos de la operación

Además de los datos de identificación, deben disponerse de información que permita justificar el importe de la retención practicada y la base sobre la que se aplica. Entre los elementos habituales se incluyen:

• Importe bruto de la renta acordada en el contrato de arrendamiento.
• Base imponible sobre la que se aplica la retención (en general, la cuota de la renta sujeta a retención, salvo deducciones específicas).
• Tipo de retención vigente en el ejercicio (el porcentaje aplicable a la retención). Aunque el porcentaje puede variar según normativa y circunstancias, la información debe reflejar el tipo aplicable para la declaración trimestral; en la práctica, este dato va acoplado al importe retenido.
• Cuotas retenidas durante el periodo correspondiente (importe total retenido en el trimestre).
• Relación de operaciones si se trata de varias viviendas o inmuebles en un mismo periodo, para justificar el desglose por contrato o por arrendatario.

En algunos casos, el Servicio de Hacienda puede requerir certificados adicionales o documentación complementaria para casos específicos, como arrendamientos vinculados a actividades empresariales con particularidades fiscales o cuando concurren exenciones temporales aprobadas por la normativa vigente.

Documentación de representación y autorizaciones

Si la presentación se realiza en nombre de otra persona o entidad, es habitual requerirse alguno de estos documentos:

• Poder notarial o documento de autorización firmado por la parte representada.
• Escritura de apoderamiento o convenio que acredite la capacidad para presentar el Modelo 115 en nombre de la persona física o jurídica.
• En algunos supuestos, la presentación puede hacerse a través de una gestoría o representante autorizado, por lo que también se solicita la documentación que demuestre esa relación profesional.

Certificados o justificantes de confirmación de datos

Aunque la declaración en sí es un resumen de la operationalidad de la retención, puede ser útil contar con certificados o justificantes que demuestren:

• Contrato de arrendamiento vigentes, para vincular la operación con la renta y el inmueble objeto de retención.
• Comunicaciones o acuerdos de modificación en caso de cambios de contrato, subarrendamientos o reconsideración del porcentaje de retención.
• Documentación bancaria para justificar la cuenta desde la que se efectúa el ingreso a Hacienda (en el caso de domiciliación o ingreso electrónico).

La acumulación de estos documentos facilita la revisión en caso de inspección y reduce la posibilidad de discrepancias entre la liquidación presentada y la contabilidad del arrendador.

Cómo se presenta el Modelo 115

La presentación suele hacerse de forma telemática a través de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria. A continuación se describen los pasos prácticos, orientados a usuarios que deben gestionar un proceso de retención en el marco de alquileres.

• Acceso al sistema: entra en la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria y verifica que dispones de la credencial adecuada (certificado digital, Cl@ve PIN o Cl@ve Permanente). Si no cuentas con estas credenciales, es recomendable solicitarlas con antelación, ya que la tramitación puede requerir algún tiempo.
• Seleccionar el modelo: en el menú de trámites, localizar Modelo 115 de retenciones por arrendamientos de inmuebles urbanos. Elige la opción de declaración trimestral correspondiente al periodo que corresponde (primer trimestre, segundo, tercero o cuarto).
• Rellenar los datos: completa los apartados con los datos de identificación, el periodo de la declaración, y las cifras pertinentes (importe de la renta sujeta a retención, tipo de retención y monto retenido). Si hay varios contratos o varias viviendas, añade cada uno adecuadamente para que quede reflejado en el cuadro final.
• Adjuntar documentación (si procede): según la situación, puede ser necesario adjuntar contratos, certificados o justificantes que respalden los importes declarados. En la práctica, la mayoría de presentaciones no requieren archivos adjuntos, pero sí conviene conservarlos por si Hacienda los solicita.
• Revisión y firma: revisa los importes, confirma la liquidación y firma digitalmente la declaración para asegurar su validez. La firma electrónica es el último paso que garantiza que la declaración queda registrada como presentada.
• Presentación y comprobación: al concluir, la página de la Agencia Tributaria ofrece un justificante de presentación. Guarda o imprime este comprobante; es la prueba de que se ha cumplido con la obligación en el periodo correspondiente.

Una vez presentada, la liquidación queda registrada en la base de datos de Hacienda. En caso de correcciones o modificaciones posteriores, existe la posibilidad de presentar una rectificación, siempre dentro de los plazos establecidos por la normativa vigente.

Casos prácticos y escenarios habituales

A continuación, se presentan ejemplos prácticos para entender cómo se aplica el Modelo 115 en situaciones reales de alquiler y retención, con énfasis en el flujo de certificados y documentación que suelen requerirse.

• Caso 1: arrendamiento de vivienda habitual a una persona física. Si el arrendatario debe practicar retención, se genera el ingreso a cuenta por parte del pagador del alquiler. El arrendatario debe presentar el Modelo 115 cada trimestre, e incluir en la declaración el importe retenido y el contrato de arrendamiento vigente. El arrendador, al recibir la cuota neta (tras retención), deberá incluir esa retención en su declaración anual de IRPF. En estos escenarios, la mayoría de los inquilinos utilizan certificados digitales para facilitar la presentación y la conservación de constancias.
• Caso 2: local comercial arrendado a una empresa. Cuando el arrendatario es una empresa o profesional que alquila un local para su actividad, la retención suele ser obligatoria y se declara mediante el Modelo 115 en cada trimestre. Es habitual que el arrendatario tenga que entregar al arrendador un certificado de retenciones practicadas para la liquidación anual del IRPF o del Impuesto de Sociedades, según corresponda. La documentación de respaldo se mantiene para justificar la operación ante Hacienda y para futuras comprobaciones.
• Caso 3: inmueble en alquiler con propósito turístico. En un alquiler de corta duración, la retención puede aplicar bajo ciertas condiciones fiscales específicas. En estos casos, conviene confirmar si la retención es obligatoria y qué tipo de documentación debe acompañar la declaración para evitar discrepancias entre la cuota retenida y la contabilidad del propietario.
• Caso 4: multiple inmuebles y contratos. Si un arrendatario gestiona varios contratos de alquiler (distintos inmuebles), debe presentar un Modelo 115 consolidado por periodo y, si corresponde, por cada contrato. La correcta organización de la información facilita la revisión por parte de Hacienda y reduce el riesgo de errores por omisión o duplicidad en la retención.

Aspectos prácticos y recomendaciones para evitar errores

La experiencia de gestión de Modelos 115 muestra que algunos fallos son muy habituales. Tenerlos presentes ayuda a prevenir problemas con Hacienda y a optimizar el flujo de trabajo entre arrendatarios y arrendadores.

• Verificar la obligación de retención. Antes de presentar, confirma si corresponde practicar retención en el caso concreto. En algunas operaciones no hay retención y, por lo tanto, no se genera obligación de presentar el Modelo 115.
• Conservar la prueba documental. Aunque el trámite se realiza de forma telemática, es clave mantener a mano el contrato de arrendamiento, las modificaciones del mismo y cualquier justificante de pagos o retenciones. En caso de inspección, la documentación puede facilitar la verificación de los importes declarados.
• Utilizar credenciales válidas y seguras. Para evitar retrasos o problemas de acceso, es recomendable disponer de un certificado digital o de Cl@ve actualizado y correctamente emitido para la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
• Revisar los importes antes de enviar. Verificar que la base imponible y el importe retenido coinciden con lo acordado en el contrato y con la contabilidad interna. Un pequeño desajuste puede requerir una rectificación que implica trámites adicionales.
• Planificar las presentaciones. Si se gestionan varios contratos, conviene crear un calendario de presentaciones trimestrales para evitar olvidos o retrasos. La puntualidad evita recargos por declaración fuera de plazo.
• Consultar cambios normativos. Las retenciones pueden variar en función de la normativa vigente cada año. Estar al tanto de las deducciones aplicables, coberturas y posibles tipos impositivos facilita la correcta liquidación y evita sorpresas fiscales.

Qué ocurre si se detecta un error o se necesita rectificar

En caso de detectar un error tras la presentación del Modelo 115, es posible realizar una rectificación dentro de los plazos establecidos por Hacienda. Se debe presentar una nueva declaración que sustituya o complemente la anterior con los datos corregidos. La corrección de errores es más ágil si se realiza a través de la misma vía telemática y con las credenciales adecuadas. Mantener a mano la documentación original facilita la justificación de la rectificación ante la autoridad tributaria.

Notas finales sobre la gestión de certificados y trámites

La gestión de Modelos fiscales como el 115 y la recopilación de certificados para su presentación están cada vez más integradas con la digitalización de la Administración. Contar con certificado digital y/o Cl@ve no solo facilita la presentación, sino que también mejora la seguridad y la trazabilidad de las operaciones. En la práctica, el flujo más habitual implica reunir la documentación contractual y de retención, asegurarse de la vigencia de las credenciales de acceso y realizar la declaración en los plazos trimestrales. Con una organización previa, la tramitación resulta más ágil, se reducen los errores y se facilita la generación de certificados de retención para el arrendador, que serán clave para su declaración anual de IRPF o de Sociedades.