¿Quién emite certificados laborales?

En España, los certificados laborales son documentos clave para acreditar la relación y la situación laboral ante distintas entidades: bancos, administraciones, empresas de alquiler, planes de empleo y muchos trámites administrativos. Su utilidad práctica reside en condensar en un solo escrito datos como la fecha de inicio de la relación laboral, el tipo de contrato, la empresa para la que se trabaja o se trabajó, y, en algunos casos, la cuantía o la retención aplicada. La emisión de estos certificados recae en diferentes organismos o actores, según el tipo de documento, y conocer quién los emite facilita pedirlos, entregarlos cuando se solicitan y entender qué significa cada uno para un trámite concreto. A continuación se aborda, con enfoque práctico, qué certificados laborales existen, quiénes los emiten y cómo obtenerlos de forma rápida y fiable.

Qué certificados laborales existen y para qué sirven

El término certificado laboral abarca varios documentos, cada uno con un objetivo y un emisor distinto. Algunos son emitidos por la propia empresa, otros por organismos públicos, y otros pueden generarse a partir de la información de la vida laboral del trabajador. Entre los más habituales se encuentran:

• Vida laboral o informe de vida laboral: certificado emitido por la Seguridad Social que recoge la historia de afiliación, periodos de alta y baja, cotización y tipo de contrato a lo largo del tiempo. Es especialmente útil para demostrar antigüedad y trayectoria laboral ante bancos, administraciones o ante servicios de vivienda y alquiler.
• Certificado de empresa: escrito emitido por el empleador que certifica la relación laboral, las fechas de inicio y, en su caso, de cese, el tipo de contrato y, a veces, la categoría o el puesto. Se solicita para trámites como prestaciones, becas, alquileres, o para procesos de selección cuando se exige constar la situación laboral actual o pasada.
• Modelo 190: certificado de ingresos y retenciones o, habitualmente, certificado de retenciones: documento que la empresa remite a la Agencia Tributaria y que resume los ingresos brutos y las retenciones aplicadas durante un periodo fiscal (generalmente un año). Aporta información útil para la declaración de la renta y para justificar al banco o a una administración las deducciones aplicadas. El empleado puede solicitar una copia a la empresa, o consultar el documento en la sede electrónica de la AEAT si el empleador ha facilitado el acceso.
• Modelo 145: aunque no es un certificado laboral en sí, es el formulario que el trabajador entrega a la empresa para indicar circunstancias personales (situación familiar, discapacidad, etc.) que afectan a las retenciones del IRPF y, por lo tanto, a qué porcentaje de retención se aplica en cada nómina. Es especialmente relevante para trámites de vivienda o de financiación cuando se requieren datos fiscales actualizados.

Además de estos, existen otros documentos que pueden solicitarse en contextos específicos, como certificados de ingresos emitidos por entidades públicas en ciertos trámites de ayudas o subvenciones, o informes de situación laboral para determinados programas de empleo. En cualquier caso, la esencia es que cada certificado tiene un emisor concreto y una finalidad definida, y saber quién lo emite facilita saber qué pedir y a quién dirigirse.

Quién emite cada certificado

La vida laboral: certificado emitido por la Seguridad Social

La vida laboral es un documento oficial que refleja la trayectoria de cotización y la situación de alta/baja en la Seguridad Social. Su utilidad práctica para trámites y gestiones es considerable, porque aporta una visión clara y verificable de cuánto tiempo se ha trabajado, en qué empresas y con qué tipo de contrato. En la mayoría de trámites, la vida laboral sirve para acreditar antigüedad, derecho a prestaciones o para completar expedientes de alquiler o de acceso a ayudas públicas.

El emisor es la Seguridad Social, a través de la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS), y la obtención se puede realizar de forma digital o presencial. En la actualidad, la vía más rápida es la Sede Electrónica de la Seguridad Social, donde se puede solicitar el informe de vida laboral y descargarlo en formato PDF. También se puede obtener mediante cita previa en las oficinas de la TGSS o a través de teléfonos habilitados por la Seguridad Social. El documento suele estar disponible de inmediato o tras una confirmación de identidad, y es habitual que indique la fecha de la última actualización para que el receptor sepa desde cuándo refleja los datos.

La versión electrónica tiene la ventaja de poder adjuntarse directamente a expedientes online o guardarse para trámites futuros. Es recomendable conservar una copia actualizada, especialmente si se ha cambiado de trabajo recientemente o si se han producido periodos de empleo en varias empresas. En situaciones de cambios de domicilio, cambios de empresa o interrupciones en la cotización, la vida laboral ofrece un resumen claro que facilita demostrar la continuidad laboral ante terceros.

El certificado de empresa: emitido por el empleador

El certificado de empresa es un documento de carácter privado emitido por el empleador. Su función principal es acreditar ante terceros la relación laboral vigente o pasada, con datos como el nombre del trabajador, el NIF/NIE, fechas de inicio y cese de la relación, tipo de contrato y, a veces, la categoría profesional y el salario. Este certificado puede ser requerido para trámites de alquiler, para la solicitud de becas o ayudas, para procedimientos de crédito hipotecario o de consumo, y en procesos de selección que exijan constatar antecedentes laborales.

Al ser un documento privado, la forma de emisión puede variar entre empresas. Generalmente se entrega en formato papel o en formato electrónico (PDF) y debe contener la firma del representante autorizado de la empresa o, en su caso, un sello digital si la entidad lo exige. En muchos casos, basta con una carta o certificado en texto claro en la que consten las fechas de inicio y, si aplica, cesión, así como el puesto o la función desempeñada. Es común que la empresa también indique si el trabajador mantiene alguna relación contractual, como periodos de prueba, dedicación parcial, o cualquier otra modalidad.

La validez del certificado de empresa es práctica y depende del uso que se le dé. En trámites de alquiler, puede requerirse que el documento tenga una fecha reciente para garantizar que la información sigue vigente. En procesos de selección o para obtener determinadas ayudas, la exactitud de las fechas y el puesto es crucial. Por ello, si ha habido cambios en la situación laboral, lo más sensato es solicitar un certificado actualizado para evitar dudas o rechazos en el trámite.

El certificado de ingresos y retenciones (Modelo 190): emitido por la empresa para la Agencia Tributaria

El Modelo 190 representa el resumen anual de las retenciones del IRPF practicadas por la empresa. Es un documento oficial que la empresa remite a la Agencia Tributaria (AEAT) y, a la vez, está disponible para el trabajador que lo necesite. El certificado recoge datos como los ingresos brutos totales, las retenciones practicadas, las aportaciones a la Seguridad Social y otros conceptos relevantes para la declaración de la renta. Su uso práctico es doble: sirve al trabajador para verificar que las retenciones aplicadas durante el año son correctas y, al presentar la declaración de la renta, facilita el cálculo de los impuestos y la justificación de gastos y reducciones.

Es frecuente que el empleador emita un ejemplar del Modelo 190 al trabajador al cierre del ejercicio o cuando se lo solicitan, y también que lo ponga a disposición del empleado a través de la Oficina Virtual de la AEAT o mediante el informe anual publicado por la empresa. El documento contiene información sensible de naturaleza fiscal, por lo que su manejo debe hacerse con cuidado y respetando la protección de datos. En la práctica, cuando se solicita para un trámite como un crédito hipotecario, la entidad financiera suele requerir un extracto o una certificación que confirme las retenciones y los ingresos anuales, para evaluar la capacidad de pago.

Además del Modelo 190, también existe el Modelo 145, que el trabajador entrega a la empresa para ajustar la retención del IRPF durante el año actual. Ambos documentos son complementarios: el 145 se utiliza para fijar la retención en cada nómina, mientras que el 190 resume la información del año para la declaración de la renta. Si se solicita un certificado para un trámite fuera del ámbito fiscal, conviene aclarar qué versión se necesita y en qué periodo se refiere la información.

Procedimiento práctico para obtener cada certificado

Cómo obtener la vida laboral

Para obtener la vida laboral, la vía más habitual es la Sede Electrónica de la Seguridad Social. El proceso suele ser sencillo:

• Acceder a la Sede Electrónica con certificado digital, Cl@ve PIN o usuario y contraseña proporcionados por la Seguridad Social.
• Buscar la sección de Vida Laboral o Informes de vida laboral.
• Seleccionar la opción de descarga en PDF y guardar o imprimir el documento.
• Comprobar la fecha de emisión y la fecha de la última actualización para asegurarse de que la información es vigente.

Si no se dispone de acceso digital, también se puede solicitar en las oficinas de la TGSS o por teléfono, y en algunos casos se puede recibir en formato físico, con la identificación correspondiente. El acceso en línea, sin embargo, es el método más rápido y cómodo para la mayoría de los trámites.

Cómo obtener el certificado de empresa

Para obtener el certificado de empresa, la vía habitual es a través del departamento de Recursos Humanos o la gestión de relaciones laborales de la propia empresa. Los pasos suelen ser estos:

• Solicitarlo por escrito o por correo electrónico al departamento de RR. HH. o a la persona responsable de gestiones de personal.
• Indicar el objetivo del certificado (alquiler, financiación, beca, trámite administrativo, etc.) y, si procede, la fecha de emisión requerida.
• Adjuntar una identificación o la acreditación necesaria para la comprobación de la identidad y, si es relevante, una autorización para emitir el certificado a nombre del solicitante.
• El empleador emite el documento, lo firma o firma digitalmente y lo entrega en formato PDF o en papel.

En la práctica, muchos empleadores ya disponen de plantillas de certificados de empresa y pueden emitirlos en un par de días, a veces el mismo día si la necesidad es urgente. Es fundamental que el certificado esté actualizado, especialmente en casos de cambios de contrato, de situación de baja o de fin de relación laboral. Si el trámite exige concreción, conviene indicar explícitamente las fechas y el tipo de contrato para evitar interpretaciones ambiguas.

Cómo obtener el certificado de ingresos y retenciones (Modelo 190)

El Modelo 190 no se emite directamente por una ventanilla pública, sino por la empresa ante la AEAT. Sin embargo, el trabajador puede y debe solicitarlo a la empresa cuando lo necesite, o acceder a la información a través de la sede electrónica de la AEAT si la empresa ha facilitado el acceso. Pasos prácticos:

• Solicitar a la empresa una copia del Modelo 190 correspondiente al periodo deseado (normalmente el año anterior).
• Comprobar que la información reflejada coincide con los datos fiscales propios: ingresos brutos, retenciones, base imponible, etc.
• En caso de discrepancias, contactar con el departamento de contabilidad o con RR. HH. para que se corrija la información y se genere una versión actualizada.
• Si la empresa gestiona las retenciones a través de una plataforma o portal del proyecto, es posible que el certificado esté disponible para descarga en formato PDF o en un informe descargable desde la sede electrónica de la AEAT.

Hay que tener en cuenta que el Modelo 190 es un documento de carácter fiscal, destinado a la declaración anual de la renta y a la verificación de retenciones. Por ello, su valor práctico reside en asegurar que una fuente fiable de información fiscal confirma las cifras declaradas. Si se solicita para un trámite externo, es recomendable adjuntar también una carta breve que explique la finalidad del certificado para evitar confusiones.

Validez y uso de cada certificado

La validez de estos certificados depende de su naturaleza y del trámite para el que se utilicen. En líneas generales:

• Vida laboral: vale para demostrar historial de cotización y situación laboral en un momento concreto. Es frecuente que se pida una versión reciente, ya que refleja la situación más actual, incluida la última empresa y el último tipo de contrato. No hay una caducidad fija, pero sí conviene utilizar la versión más reciente disponible para evitar incongruencias en trámites posteriores.
• Certificado de empresa: tiene utilidad práctica mientras la relación laboral esté vigente o haya sucedido recientemente. En procesos de alquiler o financiación, es habitual que se exija una certificación que demuestre la situación actual o la situación pasada durante un periodo concreto. No es un documento con una validez legal universal, sino una prueba documental aceptada por la parte que lo solicita.
• Modelo 190: su valor práctico está ligado al año fiscal al que pertenece. Para la declaración de la renta, la información debe ser exacta y coherente con los datos fiscales declarados. Si se solicita para una gestión fuera del ámbito fiscal, conviene verificar que el documento contenía los datos requeridos y, si procede, pedir una certificación adicional que lo confirme para el trámite específico.
• Modelo 145: no es un certificado que se muestre de forma independiente para un trámite aislado; se utiliza para fijar las retenciones a lo largo del año y suele acompañar al certificado de ingresos si se solicita. Su validez está condicionada a la situación personal declarada y a los cambios que pueda haber en las circunstancias familiares o laborales.

En cualquier caso, los trámites suelen exigir documentos recientes o datos actualizados. Cuando una entidad solicita un certificado, es frecuente que indique cuál de estos documentos quiere ver y en qué periodo. Si hay dudas, es recomendable confirmar con la entidad qué versión exacta requieren y en qué formato esperan recibirla (PDF, papel, o versión on-line en la plataforma correspondiente).

Casos prácticos y ejemplos de uso

Imaginemos dos escenarios prácticos en los que estos certificados resultan útiles:

• Una persona busca vivienda de alquiler. El arrendador puede pedir vida laboral para confirmar la estabilidad y duración de la relación laboral y evitar vacíos en el historial de empleo. También podría solicitar un certificado de empresa para confirmar que la relación laboral está vigente o que hubo un periodo de contrato cierto. Si se solicita un aval o una financiación, el banco puede pedir el Modelo 190 para verificar las retenciones y la situación fiscal del solicitante.
• Una persona quiere solicitar un crédito hipotecario. El banco puede requerir una vida laboral para confirmar la antigüedad y la continuidad laboral, un certificado de empresa para confirmar el puesto y la estabilidad, y, si corresponde, un Modelo 190 para comprobar que las retenciones y la situación fiscal están correctamente declaradas. En estos casos, disponer de certificados actualizados facilita el proceso y puede acelerar la aprobación del préstamo.

Entre otros usos se encuentran trámites de becas, ayudas sociales, procesos de expatriación laboral, o solicitudes de permisos de residencia cuando se exige acreditar la situación laboral. En todos los casos, el objetivo es presentar un conjunto de datos fiable y verificable que respalde la solicitud ante la entidad correspondiente.

Consejos prácticos para gestionar certificados laborales

• Guarda una copia digital de cada certificado en un lugar seguro y con nombres claros que faciliten su búsqueda (por ejemplo, “Vida_Laboral_2024.pdf”).
• Solicita y actualiza los certificados en función de los cambios de empleo o de trámite próximo. Si se aproxima una fecha límite, solicita la versión más reciente para evitar retrasos.
• Comprueba siempre la información personal (nombre, NIF/NIE, fechas) antes de entregar el certificado. Si detectas errores, solicita la corrección a la empresa o a la Seguridad Social, según corresponda.
• En trámites fuera de España, verifica si se necesita una traducción oficial o una apostilla. Muchos documentos laborales son aceptados en su versión original en español, pero algunas instituciones pueden requerir traducción jurada.
• Protección de datos: estos certificados contienen información sensible. Evita compartirlos por canales inseguros y sóbalos solamente con destinatarios autorizados.
• Formato preferente: en la mayoría de trámites se prefiere el PDF por su fiabilidad y legibilidad. Pregunta a la entidad si aceptan otros formatos y si requieren sellos o firmas digitales.
• Plazos y costes: obtener estos certificados suele ser gratuito, especialmente cuando se solicita a la propia Administración o a la empresa. Si se cobra alguna tasa, verifica el importe y la forma de pago antes de gestionar la solicitud.

Situaciones específicas y recomendaciones prácticas

Al enfrentar un trámite concreto, conviene seguir estas pautas para evitar contratiempos:

• Para alquiler de vivienda: es habitual que el arrendador pida una vida laboral reciente y, a veces, un certificado de empresa que demuestre la estabilidad laboral. Si la empresa no facilita el certificado con la información deseada, puedes adjuntar la vida laboral y un informe de ingresos para reforzar la solvencia.
• Para trámites de ayudas o subvenciones: la vida laboral sirve para demostrar el tiempo trabajado y la regularidad de cotización. En algunas convocatorias, se pide además el Modelo 190 para justificar la situación fiscal actual y el cumplimiento de obligaciones tributarias.
• Para procesos de selección internacional: además de la vida laboral y el certificado de empresa, puede requerirse una certificación de ingresos o retenciones para ver las bases salariales y la retención aplicada, de modo que la empresa vendedora o la entidad que contrata pueda evaluar la capacidad económica.
• Para estudiantes que buscan prácticas o becas remuneradas: a veces solicitan un certificado de empresa que indique el contrato y las condiciones, y la vida laboral para confirmar la situación laboral previa, si la hay.

Preguntas frecuentes y respuestas rápidas

• ¿Dónde se solicita la vida laboral? En la Sede Electrónica de la Seguridad Social, o en una oficina de la TGSS; también es posible que la empresa facilite el certificado si ya tiene acceso a su propio sistema de gestión de nóminas.
• ¿Es necesario pagar por estos certificados? En general, no; suelen ser gratuitos cuando son solicitados por el propio trabajador o para trámites oficiales. Algunas gestiones administrativas pueden implicar costes solo si se solicitan terceros o copias certificadas por medios específicos.
• ¿Qué pasa si la información de la vida laboral no está actualizada? Es recomendable solicitar la actualización o una nueva consulta para reflejar con exactitud la situación laboral actual, especialmente antes de trámites de vivienda o financiación.
• ¿Puede una empresa negarse a emitir el certificado de empresa? En principio, no debe negarse si se solicita legalmente para un trámite; si hay dudas, es razonable pedir aclaraciones o consultar con un experto en trámites laborales para valorar la documentación necesaria.
• ¿Qué formato es más aceptado por las entidades? En la mayoría de casos, el PDF generado por la Sede Electrónica de la Seguridad Social para la vida laboral y el certificado de empresa en formato PDF son aceptados, siempre que contengan firmas o sellos cuando corresponda. El Modelo 190 también se suele presentar en formato PDF o en formato oficial de la AEAT.

Notas finales sobre el manejo de certificados laborales

La clave para gestionar certificados laborales con eficacia es entender qué documento se necesita en cada trámite y quién tiene la autoridad para emitirlo. La vida laboral se ha convertido en una herramienta central para acreditar historial laboral ante administraciones y entidades financieras; el certificado de empresa continúa siendo una prueba directa de la relación con el empleador y de las condiciones de empleo; y el Modelo 190 facilita la verificación fiscal que muchos procesos requieren para evaluar la solvencia y el cumplimiento tributario. Mantener estos documentos actualizados y disponibles facilita la respuesta rápida ante solicitudes de cualquier entidad o trámite, reduciendo tiempos de espera y la necesidad de gestionar correcciones en fases cruciales de un proceso.

En situaciones de movilidad laboral, es práctico disponer de una única carpeta digital organizada con estos certificados para poder adjuntarlos cuando se necesiten. Además, conviene revisar periódicamente la información en la vida laboral y en el Modelo 190, especialmente al cambiar de empresa o al finalizar una relación laboral, para detectar posibles errores y corregir cualquier discrepancia lo antes posible. Con estas pautas, la gestión de certificados laborales en España se vuelve más ágil y fiable, facilitando trámites reales y evitando retrasos innecesarios.