¿Quién paga los certificados de Hacienda?

En España, los certificados que expide la Agencia Tributaria (Hacienda) son herramientas habituales para acreditar información fiscal o administrativa ante bancos, administraciones, empresas y organismos. La pregunta “¿Quién paga los certificados de Hacienda?” tiene respuestas que varían según el tipo de certificado, el uso que se vaya a dar y la vía de tramitación. En la práctica, la mayor parte de estos certificados se tramitan de forma electrónica y el coste recae en la persona física o jurídica que los solicita, salvo excepciones específicas. Conocer quién paga, cuándo y en qué circunstancias facilita planificar la gestión y evitar sorpresas al momento de presentar la documentación solicitada por terceros.

¿Quién paga los certificados de Hacienda?

Qué son y para qué sirven

Los certificados expedidos por Hacienda no son un único documento, sino un conjunto de comprobaciones oficiales que permiten justificar ante terceros la situación tributaria o la inscripción administrativa de una persona o empresa. Entre los más habituales se encuentran:

• Certificado de situación censal: acredita la identidad fiscal y la inscripción en el censo de profesionales y empresarios, así como la actividad o el inicio de la actividad económica. Este certificado se utiliza, por ejemplo, cuando se va a contratar con administraciones públicas, para determinadas licitaciones o para justificar la actividad económica ante entidades que exigen constancia de alta en Hacienda.
• Certificado de estar al corriente de pagos: demuestra que la persona o la entidad no tiene deudas tributarias pendientes en el momento de la solicitud. Es un documento frecuente en trámites de licitaciones, adjudicaciones, apertura de concursos o negociación con terceros que requieren solvencia fiscal.
• Certificado de ingresos y Retenciones: resume las retenciones practicadas y los ingresos a cuenta en un periodo concreto. Suele demandarse en procesos de contratación, apertura de cuentas en entidades financieras o trámites laborales y societarios.
• Certificado de residencia fiscal o certificado de residencia: informa sobre la residencia fiscal para fines de doble imposición o para trámites internacionales donde es relevante la jurisdicción fiscal de la persona o de la empresa.
• Certificado de deudas tributarias o no deudas (o “certificado de deudas”): se utiliza para acreditar que no existen deudas inspeccionadas o para justificar la situación ante un tercero cuando así lo requiera un procedimiento concreto.

La utilidad práctica de cada certificado depende del trámite y del organismo que lo solicita. En general, estos documentos permiten evitar contactos directos con la administración para certificar una situación concreta y, a la vez, aportar seguridad y transparencia a quien recibe la documentación. En algunos casos, existen versiones que pueden obtenerse en formato electrónico y otras en papel, según la vía de solicitud y el registro del organismo receptor.

Coste de los certificados y quién asume el pago

La norma general en el ámbito de Hacienda es que la mayor parte de certificados se emiten de forma gratuita cuando se tramita vía electrónica y para trámites que requieren mostrar la situación fiscal a efectos administrativos comunes. Esta gratuidad obedece a la pretensión de facilitar la transparencia y la participación ciudadana en procesos como licitaciones públicas o gestiones con entidades privadas que exigen una prueba de cumplimiento tributario.

No obstante, existen supuestos en los que pueden aplicarse derechos de expedición o tasas administrativas, especialmente cuando la solicitud se realiza de forma presencial en oficinas o cuando se solicita un certificado en un formato específico o para fines que impliquen una emisión física o una certificación adicional que requiera gestión adicional por parte de la Administración. En la práctica, suele ocurrir lo siguiente:

• En la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria, la mayoría de certificados para uso personal o de empresas permanece gratuita para solicitudes electrónicas; el sistema informa claramente si corresponde algún cargo y en qué concepto. Si hay coste, se indica antes de confirmar la solicitud.
• Para trámites presenciales en una oficina de Hacienda o de la Seguridad Social, puede haber una carga administrativa asociada a la expedición de copias certificadas o a certificados en soporte papel. En estos casos, el importe depende del tipo de certificado y del formato solicitado.
• En operaciones para terceros, como la expedición de certificados para proveedores, bancos o instituciones, el coste suele recaudarse en la entidad solicitante si corresponde a un procedimiento especial o a un certificado con una modalidad concreta exigida por la contraparte. Sin embargo, la base de la gratuidad para trámites habituales se mantiene cuando la documentación se solicita para justificar la situación fiscal ante una administración o un tercero en un trámite normal.
• Algunas entidades pueden exigir certificados “convalidados” o copias certificadas por notaría o registro, que sí conllevan honorarios por el servicio notarial o de registro independiente de la AEAT. En estos casos, no es el certificado en sí el que genera el coste, sino el servicio adicional que se añade a la documentación.

Casos prácticos en los que podría haber coste

• Solicitar un certificado en formato papel para entregar ante una entidad que no admite archivos electrónicos o que prefiere documentación física puede generar un coste por manipulación de impresión y gestión administrativa.
• Requerimientos para certificados con firma digital o firma de autoridad que impliquen certificación de copias o verificación adicional fuera de la vía electrónica estándar.
• Solicitar certificados para procedimientos notarios o registrales en los que la certificación de la veracidad de la documentación necesite una tramitación especial por parte de la administración.
• Siempre que la solicitud se dirija a efectos de un trámite concreto que exija un formato específico o un certificado adicional